Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung vs. Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist der juristisch korrekte Begriff für das, was viele Mieter umgangssprachlich als Nebenkostenabrechnung oder Umlagenabrechnung kennen. Der Unterschied ist wichtig: Betriebskosten sind genau definiert, während der Begriff Nebenkosten weiter gefasst ist. Grundsätzlich gilt: alle Betriebskosten zählen zu den Nebenkosten, aber nicht jede Nebenkostenposition ist automatisch eine Betriebskostenposition – ein Punkt, den manche Vermieter übersehen.

Aufbau und Pflichtangaben einer Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, eine übersichtliche und nachvollziehbare Abrechnung vorzulegen, die alle innerhalb eines Jahres angefallenen Betriebskosten enthält. Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss mindestens folgende Punkte aufweisen:

• Abrechnungszeitraum: Das genaue Start- und Enddatum der Abrechnungsperiode.
• Verteilerschlüssel / Umlageschlüssel: Gibt an, wie die Kosten auf die Mieter verteilt werden – z. B. nach Verbrauch, Personenzahl, Wohnfläche, Wohneinheiten oder Kubikmeterzahl.
• Kostenaufstellung: Für jeden Posten müssen die Gesamtkosten des Hauses und der eigene Anteil des Mieters klar ersichtlich sein.

Wann bekomme ich die Nebenkostenabrechnung?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an die Mieter übermitteln. Für den Abrechnungszeitraum vom 1.1.2024 bis 31.12.2024 muss die Betriebskostenabrechnung also spätestens am 31.12.2025 beim Mieter vorliegen.

Erhält der Mieter die Abrechnung erst nach Ablauf der 12 Monate, ist er nicht mehr verpflichtet, eventuelle Nachzahlungen zu leisten. Rückzahlungen des Vermieters stehen dem Mieter hingegen weiterhin zu.

Kommt es innerhalb des Abrechnungszeitraums zu einem Wohnungswechsel, wird die Abrechnungsdauer für den jeweiligen Mieter entsprechend angepasst.

Nachzahlungen oder Rückzahlungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung erfolgen. Andernfalls befindet sich die betreffende Partei im Verzug.

Kann der Vermieter die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen, obwohl er nicht schuldhaft gehandelt hat – zum Beispiel, wenn er selbst auf Rechnungen von Dienstleistern warten musste – kann er Nachzahlungen auch später noch einfordern.

Welche Nebenkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?

Nicht alle Kosten, die im Zusammenhang mit einem Wohngebäude entstehen, können auf die Mieter umgelegt werden. Die umlagefähigen Nebenkosten sind in Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung festgelegt. Wenn im Mietvertrag von "Betriebskosten" oder "sämtlichen Betriebskosten" die Rede ist, sind diese Positionen gemeint. Typische umlagefähige Nebenkosten sind unter anderem:

• Grundsteuer
• Abwassergebühr
• Gesplittete Abwassergebühr (Schmutz- und Niederschlagswasser)
• Heizung
• Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeister
• Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
• Waschraum
• Schornsteinfeger

• Sonstige Betriebskosten, sofern diese im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind, z. B. Wartung von Rauchmeldern oder Dachrinnenreinigung

Was nicht umlagefähig ist

Folgende Kosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden:

• Instandhaltung, Sanierung und Renovierung
• Kosten für den Verwalter
• Abschreibung
• Rücklagenbildung

Hinweis: Kosten für Modernisierungen oder Sanierungen, die der Verbesserung der Wohnqualität dienen, können über eine Mieterhöhung weitergegeben werden, nicht über die Betriebskostenabrechnung.

Vermieter, die unsicher sind, welche Posten zulässig sind, sollten ihre Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, um Streitigkeiten mit den Mietern zu vermeiden.

Mietvertrag sorgfältig prüfen

Nur Betriebskosten, die im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sind, darf der Vermieter auf den Mieter umlegen. Steht dort kein Hinweis auf eine gesonderte Betriebskostenzahlung, handelt es sich um eine Inklusivmiete – die Nebenkosten sind dann bereits in der Kaltmiete enthalten. In diesem Fall muss der Mieter lediglich seinen Anteil an Heizungs- und Warmwasserkosten zahlen.

Bei den Heizkosten gibt es eine gesetzliche Vorgabe: Mindestens 50 Prozent, höchstens 70 Prozent der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch berechnet werden, der Rest nach der Wohnfläche. Werden die Heizkosten anders aufgeteilt, darf der Mieter die betreffenden Kosten um 15 Prozent kürzen.

Zudem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Vermieter müssen bei der Auswahl von Dienstleistern und Angeboten wirtschaftlich handeln. Hegt ein Mieter den Verdacht, dass überteuerte Leistungen abgerechnet wurden – etwa bei Handwerkerkosten –, kann er dies mit Kostenvoranschlägen belegen. Mieter haben außerdem das Recht auf Belegeinsicht und dürfen sämtliche Rechnungen beim Vermieter einsehen.

Nebenkostenabrechnung richtig prüfen

Wer Zweifel an der Korrektheit der Nebenkostenabrechnung hat, sollte einige Punkte selbst überprüfen:

• Abrechnungszeitraum: Wurde der gesetzlich zulässige Zeitraum von maximal 12 Monaten eingehalten?
• Vereinbarte Nebenkosten: Wurden ausschließlich die im Mietvertrag vereinbarten Posten abgerechnet?
• Umlageschlüssel: Ist klar ersichtlich, nach welchem Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch) die Kosten berechnet wurden?
• Heizkosten: Entspricht die Berechnung den gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung?
• Kostenhöhe: Sind einzelne Posten auffällig hoch, etwa durch überteuerte Dienstleister oder fehlerhafte Berechnungen?

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen

Stimmen einzelne Posten in der Nebenkostenabrechnung nicht oder erscheinen sie ungewöhnlich hoch, können Mieter Widerspruch einlegen. Laut Paragraf 556 Abs. 3 BGB haben sie dafür bis zu 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit. Die Einwendung muss schriftlich erfolgen und eine Begründung enthalten, warum die Abrechnung aus Sicht des Mieters fehlerhaft ist.

Trotz des Widerspruchs sind Mieter verpflichtet, eine eventuelle Nachzahlung zunächst innerhalb von 30 Tagen zu leisten. Sie können jedoch gleichzeitig unter Vorbehalt zahlen, um sich das Recht auf eine Rückforderung offenzuhalten. Alternativ ist auch eine Teilzahlung möglich – etwa, wenn nur bestimmte Posten angezweifelt werden. In diesem Fall sollte der Mieter klar erläutern, warum er nur einen Teilbetrag überweist, damit kein Zahlungsverzug entsteht.

Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen muss der Vermieter innerhalb der gesetzlichen Abrechnungsfrist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) berichtigen. Versäumt er diese Frist, verliert er seinen Anspruch auf Nachzahlungen.

Zeigt sich der Vermieter uneinsichtig oder reagiert nicht, können sich Mieter an den örtlichen Mieterverein wenden oder rechtliche Unterstützung in Anspruch nehmen. Für solche Fälle kann eine Rechtsschutzversicherung hilfreich sein.

Besonderheit: Gewerbeeinheiten im Haus

Befindet sich im Gebäude gewerblich genutzte Fläche, etwa ein Ladenlokal im Erdgeschoss, kann sich das auf die Grundsteuer auswirken. Gewerbeflächen werden mit einem höheren Quadratmeterpreis angesetzt, was den Einheitswert und damit auch die Gesamtgrundsteuer des Gebäudes erhöht. Mieter sollten daher prüfen, ob sie zu Unrecht anteilig an dieser höheren Steuer beteiligt werden. In der Regel darf der Vermieter die gewerblich bedingten Mehrkosten nur auf den gewerblichen Mieter umlegen.

Wann darf der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen?

Erhält ein Mieter eine höhere Nebenkostenabrechnung als im Vorjahr, darf der Vermieter die monatliche Betriebskostenvorauszahlung anpassen. Grundlage dafür ist Paragraf 560 Abs. 4 BGB. Steigen beispielsweise die Wasser- oder Müllgebühren, erhöht sich das Hausmeisterhonorar oder werden höhere Heizkosten fällig, kann der Vermieter die jährlichen Gesamtkosten durch zwölf teilen und diesen Wert als neue monatliche Vorauszahlung festlegen.

Die Anpassung muss auf einer tatsächlichen Abrechnung beruhen – also auf realen Mehrkosten des vergangenen Abrechnungszeitraums. Eine bloße Schätzung oder vorbeugende Erhöhung ist nicht zulässig. Mieter sollten prüfen, ob die Erhöhung nachvollziehbar berechnet wurde und dem tatsächlichen Mehrverbrauch oder Preissteigerungen entspricht.

Welche Nebenkosten können Mieter von der Steuer absetzen?

Einige Positionen der Nebenkostenabrechnung können Mieter in der Steuererklärung gemäß Paragraf 35a EStG geltend machen – und so ihre Steuerlast senken. Dazu zählen haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, etwa:

• Gartenpflege und Winterdienst
• Gebäudereinigung und Hausmeisterdienste
• Wartung von Aufzug, Heizungsanlage oder Rauchmeldern
• Arbeiten von Handwerkern (z. B. Schornsteinfeger)

Damit das Finanzamt diese Kosten anerkennt, müssen sie nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein. Mieter haben deshalb Anspruch auf eine detaillierte Bescheinigung vom Vermieter, in der die steuerlich relevanten Posten separat ausgewiesen sind. Viele Vermieter kennzeichnen diese bereits direkt auf der Abrechnung mit dem Hinweis "§ 35a EStG".